Per Excel importieren und verwalten von digitale Visitenkarten
Diese Einstellungen befinden sich im gewünschten Space in Becard Enterprise unter Digital Cards.
Mit Becard Enterprise können digitale Visitenkarten bequem per Excel-Datei erstellt, aktualisiert oder gelöscht werden. Dies eignet sich besonders für die Massenverwaltung vieler Mitarbeiter.
Export einer bestehenden Liste
- Öffnen Sie den gewünschten Space.
- Navigieren Sie zu Digital Cards.
- Klicken Sie auf Export.
Die exportierte Excel-Datei enthält alle vorhandenen digitalen Visitenkarten und kann direkt als Importvorlage verwendet werden.
Alternativ kann die leere Importvorlage heruntergeladen werden:
Vorlage: https://cdn-eu01.becard.me/live/template/import_digital_cards_template.xlsx
Import einer Excel-Datei
Nach dem Bearbeiten der Excel-Datei kann diese wieder über den Import hochgeladen werden.
Beim Import gilt:
- Wird keine Uuid angegeben, wird eine neue digitale Visitenkarte erstellt.
- Wird eine vorhandene Uuid angegeben, werden die Daten der bestehenden Visitenkarte aktualisiert.
- Nicht angegebene Felder bleiben unverändert, sofern sie nicht explizit geleert werden.
- Mehrere E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder Websites können durch zusätzliche Spalten (z. B.
Email_2,Phone_2,Website_2) importiert werden.
Verfügbare Importfelder
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Uuid | Eindeutige ID der digitalen Visitenkarte. Leer = neue Karte erstellen. Vorhandene UUID = bestehende Karte aktualisieren. |
| AccountEmail | E-Mail-Adresse eines bestehenden Becard-Benutzerkontos. Dadurch wird die digitale Visitenkarte mit diesem Benutzer verknüpft. Dieses Feld ist im Export nicht sichtbar. |
| Visible | Sichtbarkeit der Karte. 1 = sichtbar, 0 = nicht sichtbar. Pflichtfeld. |
| Prefix | Titel vor dem Namen (z. B. Dr., Mag., Prof.). |
| FirstName | Vorname. Pflichtfeld. |
| LastName | Nachname. Pflichtfeld. |
| Suffix | Titel oder Zusatz nach dem Namen (z. B. MBA, MSc). |
| Username | Individueller Benutzername der digitalen Visitenkarte. Ist der gewünschte Benutzername bereits vergeben, wird automatisch ein eindeutiger Zusatz ergänzt. |
| Position | Berufsbezeichnung oder Funktion. |
| Department | Abteilung. |
| Organisation | Abweichender Firmen- oder Organisationsname. |
E-Mail-Adresse, die auf der digitalen Visitenkarte angezeigt wird. Weitere Adressen können als Email_2, Email_3 usw. hinzugefügt werden. | |
| Mobile | Mobiltelefonnummer. Weitere Nummern über Mobile_2, Mobile_3 usw. |
| Phone | Telefonnummer. Weitere Nummern über Phone_2, Phone_3 usw. |
| Fax | Faxnummer. Weitere Nummern über Fax_2, Fax_3 usw. |
| Website | Website-URL. Weitere Websites über Website_2, Website_3 usw. |
| LocationId | ID eines Standorts aus Space → Services → Locations. |
| CountryIso | ISO-3166-1 Alpha-2 Ländercode (z. B. AT, DE, CH, US, GB). |
| PostalCode | Postleitzahl. |
| City | Ort bzw. Stadt. |
| AddressLine1 | Straße und Hausnummer. |
| AddressLine2 | Adresszusatz (z. B. Stockwerk oder Türnummer). |
| ProductKey | Produktschlüssel eines bereits zugeordneten physischen Becard-Produkts. |
| ProductPin | PIN des physischen Becard-Produkts. |
| Delete | Wird das Feld mit 1 befüllt, wird die digitale Visitenkarte gelöscht. Bleibt das Feld leer, wird es ignoriert. |
Pflichtfelder
Für das Erstellen einer neuen digitalen Visitenkarte sind mindestens folgende Felder erforderlich:
VisibleFirstNameLastName
Je nach Anwendungsfall können weitere Felder erforderlich sein.
Damit eine Adresse erstellt wird, müssen alle relevanten Address Felder befüllt sein, ausgenommen AddressLine2
Mehrere Kontaktmöglichkeiten importieren
Mehrere Werte können durch zusätzliche Spalten importiert werden.
Beispiele:
| Spalte |
|---|
| Email_2 |
| Email_3 |
| Mobile |
| Mobile_2 |
| Phone |
| Phone_2 |
| Website |
| Website_2 |
Die Nummerierung beginnt jeweils mit _2.
Hinweise
- Verwenden Sie möglichst die aktuelle Exportdatei oder die offizielle Importvorlage.
- Ändern Sie die Spaltenüberschriften nicht.
- Die Reihenfolge der Spalten ist beliebig – entscheidend sind die Spaltennamen.
- Bereits vorhandene Karten werden ausschließlich anhand der Uuid erkannt.
- Der Username muss systemweit eindeutig sein. Falls der gewünschte Name bereits vergeben ist, ergänzt Becard automatisch einen eindeutigen Suffix.
- Für Länder muss der ISO-2-Ländercode verwendet werden (z. B.
AT,DE,CH,US,GB).
Digitale Visitenkarten löschen
Soll eine digitale Visitenkarte gelöscht werden, tragen Sie in der entsprechenden Zeile im Feld Delete den Wert 1 ein.
Die Karte wird beim nächsten Import dauerhaft entfernt.