Onboarding neuer Benutzerkonten
Diese Eintellungen sind im ausgewählten Directory in Becard Enterprise unter "Onboarding" zu finden.
Über das Becard Directory / Verzeichnis können Mitarbeitende bei der ersten Registrierung automatisch mit einer personalisierten E-Mail begrüßt werden. Diese Funktion dient dazu, die Nutzung der digitalen Visitenkarte zu erklären und den Einstieg in Becard zu erleichtern.
Je nach Unternehmen und Anwendungsfall kann die digitale Visitenkarte unterschiedlich eingesetzt werden.
Mögliche Einsatzvarianten
- Nutzung ausschließlich der digitalen Visitenkarte über den persönlichen Link
- Nutzung der digitalen Visitenkarte mit der Becard App
- Nutzung der digitalen Visitenkarte mit der Becard App und physischen Produkten (z. B. NFC-Karten oder Zubehör)
Voraussetzungen
Für die Nutzung der Onboarding-Funktion müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
- Die Unternehmensdomain, die für die Registrierung verwendet wird, muss im Directory hinterlegt sein
- Das Directory muss mit einem gültigen Space verknüpft sein
- Der verknüpfte Space benötigt eine aktive Enterprise Lizenz
- Die Firmendomains müssen im selben Directory unter "Associated Domains" hinterlegt und verifiziert werden
Personalisierte E-Mails
Die Willkommens-E-Mail kann individuell angepasst werden und unterstützt unter anderem:
- Eigene Betreffzeilen
- Individuelle Inhalte in Markdown
- Persönliche Links zur digitalen Visitenkarte
- Hinweise zur Nutzung der Becard App
- Verlinkungen zu App Stores
- Anhänge wie PDFs oder Anleitungen (Nur PDF Dokumente werden unterstützt)
Standardmäßig wird das Logo des verknüpften Spaces verwendet. Wenn kein eigener SMTP-Mailserver konfiguriert ist, erfolgt der Versand standardmäßig über die Becard Mail-Infrastruktur.
Verwendbare Platzhalter:
{FIRSTNAME} - Vorname
{LASTNAME} - Nachname
{IOS_APP} - Link inkl. Bild (Badge) zur IOS App von Becard
{ANDROID_APP} - Link inkl. Bild (Badge) zur Android App von Becard
{PUBLIC_LINK} - Link zur digitale Visitenkarte
Links zur Google bzw. Apple Wallet
CC- und BCC-Empfänger
Zusätzlich zur personalisierten E-Mail können weitere Empfänger als CC oder BCC hinzugefügt werden. Nach jeder E-Mail bitte mit der Enter-Taste speichern.
Dies kann beispielsweise verwendet werden, um:
- die Human-Resources-Abteilung zu informieren
- Teamleitungen automatisch zu benachrichtigen
- interne Dokumentationsprozesse abzubilden
Erinnerungs-E-Mails
Zusätzlich zur initialen Registrierungs-E-Mail können automatische Erinnerungen aktiviert werden.
Folgende Optionen stehen zur Verfügung:
- 1 E-Mail direkt bei der Registrierung
- 2 zusätzliche E-Mails innerhalb der ersten Woche
- 4 zusätzliche E-Mails innerhalb der ersten zwei Wochen
- 8 zusätzliche E-Mails innerhalb der ersten vier Wochen
Die Erinnerungen helfen dabei, die Aktivierungsrate und Nutzung der digitalen Visitenkarten zu erhöhen.
Eigener SMTP-Mailserver
Optional kann ein eigener SMTP-Mailserver hinterlegt werden.
Dadurch können E-Mails:
- über die eigene Unternehmensdomain versendet werden
- im eigenen Corporate Design erscheinen
- besser in bestehende Sicherheits- und Compliance-Richtlinien integriert werden
Weitere Informationen zur SMTP-Einrichtung befinden sich in der SMTP-Dokumentation.
Empfehlungen
Für eine optimale Benutzererfahrung wird empfohlen:
- klare Anleitungen zur Nutzung bereitzustellen
- Downloadlinks zur Becard App einzufügen
- Ansprechpartner im Unternehmen zu nennen
- Erinnerungs-E-Mails zu aktivieren
- den eigenen SMTP-Server zu verwenden
Unterstützung
Bei Fragen zur Einrichtung oder Konfiguration unterstützt der Becard Support gerne.